2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 15:52
Kiedyś jako początkujący kierownik działu personalnego w produkcji z niecierpliwością oczekiwałem pierwszego spotkania kierownictwa zakładu. Wyobrażałem sobie, jak wydajnie zespół zarządzający będzie pracował dla dobra zespołu.
Mój podwładny, inspektor działu personalnego, który pracował tu prawie 50 lat, nie podzielał moich jasnych oczekiwań. „Nie dziw się, że za wszystkie problemy zakładu obarczy się dział personalny. Nie denerwuj się tym stanem rzeczy, przywódcy muszą wyluzować i znaleźć winnych. A format spotkania będzie bardziej przypominał bazar niż zorganizowane spotkanie kolegów, którzy muszą dojść do wspólnej decyzji.”
Rzeczywiście, spotkanie uderzyło mnie brakiem konstruktywności. Wszyscy mówili praktycznie w tym samym czasie, nie słysząc się nawzajem i nie pamiętając agendy. W rezultacie „palące” kwestie pozostały nierozwiązane, a cały czas poświęcano na omawianie nieistotnych szczegółów. Od tego czasu minęło 10 lat, ale według menedżerów z różnych firm podobne spotkania nadal się odbywają.
Co mogę polecić jako coach, aby spotkania były konstruktywne i efektywne? Rozważ prośbę i poszukaj najlepszych praktyk, aby ją wdrożyć. Najpierw przeanalizuj, czy naprawdę potrzebujesz przeprowadzić spotkanie, czy możesz zrobić z innym formatem komunikacji wewnętrznej?
Kiedy odbyć spotkanie?
1. Istnieje potrzeba zespołowej dyskusji nad problemem lub zadaniem
2. Konieczne jest przekazanie zespołowi ważnych informacji i wysłuchanie opinii jego członków w tej sprawie.
3. Chcesz zebrać maksymalną liczbę pomysłów i punktów widzenia na ważną kwestię
4. Pojawia się problem, który wpływa na cele większości twoich podwładnych.
5. Czy wiesz, że zespół chciałby się zebrać i wspólnie rozwiązać jakiś problem, jednocześnie rozkładając odpowiedzialność za jego realizację
Kiedy nie powinieneś organizować spotkania?
1. Sensowne jest korzystanie z innych narzędzi komunikacyjnych bez zmniejszania wydajności
2. Zadanie jest pilne/ważne, a opóźnienie w jego rozwiązaniu może być zbyt kosztowne
3. Pytanie jest zbyt osobiste, aby je poruszyć w publicznej dyskusji
4. Za mało czasu na przygotowanie i przeprowadzenie spotkania
5. Chcesz wykorzystać spotkanie jako narzędzie do ukarania kogoś z podwładnych
Wszystkie dziesięć punktów można podsumować w jednym zdaniu. Przeprowadź spotkanie, gdy istnieje potrzeba pracy zespołowej i nie zorganizuj spotkania, jeśli nie ma takiej potrzeby.
10 wskazówek dotyczących efektywnych spotkań
Cel. Sam zdecyduj, w jakim celu potrzebujesz zorganizować spotkanie? Jakie wyniki iw jakiej formie chcesz uzyskać na zakończenie spotkania? Czy trzeba podjąć decyzje? Jakie trudności mogą się pojawić i jak je zneutralizować? W jakim stopniu cele uczestników spotkania są zbieżne/różne? Czy możliwe są konflikty celów? Im staranniej zostanie opracowany pierwszy etap, tym mniejszy opór pojawi się podczas spotkania
Uczestnicy. Skład uczestników spotkania kształtowany jest w zależności od jego celów. Zaproś te osoby, które mogą wnieść naprawdę ważny wkład w dyskusję na tematy spotkania. Sprawdź swoje motywacje do rekrutacji grupy roboczej, czy zamieniasz spotkania w teatr jednego aktora (siebie)? Czy to naprawdę ten skład będzie produktywny? Warto ciągle zmieniać skład uczestników, kształtując go indywidualnie na każde spotkanie. Pomoże to kierownikowi uniknąć rutyny i pozytywnie wpłynie na dynamikę grupy
Format. Wybierz najlepszy format spotkania w zależności od swoich zadań. Jeśli potrzebujesz, na przykład
1) poinformować zespół o innowacjach
Przeprowadź „spotkanie – przekaz informacyjny”. Zadaniem takiego spotkania jest jak najszersze poinformowanie uczestników o nadchodzących zmianach, celem jest zmniejszenie oporu. Dobrym narzędziem pomagającym liderowi byłaby analiza SWOT.
2) ustalaj zadania i przydzielaj obowiązki
„Zamówienie spotkania”. Bardzo uporządkowany i przejrzysty format, kontrola sytuacji, celem jest samodzielne rozłożenie odpowiedzialności przez uczestników. Zmniejszy to poziom kierunkowości, który może zakłócać jakość wykonywania zadań.
3) podjąć wspólną decyzję
Zorganizuj „spotkanie-negocjacje”, podczas którego wysłuchasz opinii wszystkich uczestników. Strategia spotkań win-win, rolą lidera jest moderator. Narzędzia tego formatu to burza mózgów, ankieta wielostanowiskowa, ankieta z kartami, schemat analizy problemu itp.
Schemat analizy problemu, T. Edmüller
4) połącz, aby rozwiązać problem
Spotkanie mediacyjne to optymalny format takiego spotkania. Bardzo ważne jest znalezienie moderatora, który cieszy się autorytetem zespołu. Lider nie zawsze jest najlepszym wyborem. O wiele skuteczniejsze jest zaproszenie zewnętrznego specjalisty (mediatora, coacha, konsultanta)
5) zbieraj pomysły
„Spotkanie – Burza mózgów” będzie w tym przypadku w 100% najlepszym rozwiązaniem. Najważniejsze w tym formacie jest przestrzeganie zasad i algorytmu burzy mózgów. A także zachować atmosferę otwartości i luzu, pamiętając, że krytyka zabija skuteczność takich spotkań
6) podnosić kompetencje
„Spotkanie-nauka”. Ten format pozwala liderowi działać jako trener lub coach. Podziel się przydatnymi informacjami z podwładnymi, omów je i zaplanuj, jak wdrożysz je do codziennej funkcjonalności. Dobrym odkryciem dla menedżerów będą 30-minutowe spotkania kilka razy w tygodniu/miesiącu, organizowane przez nich specjalnie dla rozwoju podwładnych. Jedna kompetencja – jedna technika rozwoju – plan działania to przybliżony algorytm takich spotkań
Miejsce. Miejsce spotkania ze swoim zespołem zależy od celu i formatu spotkania. Forma szkolenia i „spotkania mediacyjne” mogą wymagać sal o różnej wielkości i wyposażeniu. Pomyśl o tym z góry. Niezbędne jest również, aby uczestnicy mogli się widzieć i mieć możliwość nawiązania kontaktu wzrokowego z prowadzącym spotkanie
Plan. Twój plan spotkania powinien mieć formę pisemną. W rzeczywistości jest to program, który obejmuje następujące punkty
- data, godzina, lokalizacja
- cel spotkania
- kwestie do omówienia
- pożądany efekt spotkania i jego forma
- format
- inicjator i osoba prowadząca spotkanie
- lista uczestników, w tym zaproszonych z zewnątrz
Wyślij plan spotkania do uczestników spotkania, mogą chcieć dodać swoje pytania. Aby zaoszczędzić czas, możesz rozwiązać kilka spraw na jednym spotkaniu
Zasady. Podstawowe zasady prowadzenia spotkań są ustalane przez zespół i mogą się różnić w zależności od spotkania. Ale istnieją stałe zasady, takie jak przestrzeganie terminów, umowy dotyczące decydentów, ograniczenia nałożone przez politykę firmy, umowy dotyczące zarządzania konfliktami itp
Protokół. To rodzaj podsumowania spotkania, które opisuje wszystkie jego główne punkty. Przygotowuje go sekretarz spotkania, na podstawie notatek sporządzonych podczas spotkania. Protokół podpisują prowadzący, sekretarz spotkania, a także kluczowi uczestnicy (wskazani w planie działania). Kopia protokołu jest wysyłana do wszystkich uczestników spotkani
Czas. Zarządzanie czasem to jeden z kluczowych aspektów efektywności spotkań. Zawsze rozpoczynaj spotkanie o wyznaczonej godzinie, bo później nie będziesz w stanie osiągnąć punktualności. Ustal ramy czasowe dla wszystkich punktów planu i monitoruj ich realizację. Postępuj zgodnie z zasadą 60x20x20:
Poświęć 60% swojego czasu na pilne/ważne sprawy.
Zostaw 20% czasu na nieprzewidziane tematy i nagle pojawiające się pilne pytania
Przeznacz 20% czasu na tzw. potrzeby społeczne - przerwy, obiady, rozmowy itp.
Zakończenie. Aby dobrze zakończyć spotkanie, zrób bilans pracy zespołowej. Zwróć uwagę, co zespół osiągnął, przejrzyj punkty opracowanego planu, upewnij się, że wszyscy obecni rozumieją i wspierają to, co zostało zaplanowane. Pod koniec spotkania wygeneruj powiadomienie podsumowujące, które zostanie wysłane do wszystkich uczestników spotkania, także tych nieobecnych. Zapisz w nim listę uczestników, główne pytania do dyskusji, podjęte decyzje, plan działania i osoby odpowiedzialne za każdy z jego punktów, terminy, punkty kontrolne, datę następnego spotkani
Kontrola. Sytuacje, kiedy wszystko kończy się spotkaniem, nie należą do rzadkości. Aby podjąć działanie, potrzebujesz chęci i motywacji, a także kontroli nad realizacją decyzji. Zdefiniuj punkty kontrolne i osoby za nie odpowiedzialne bezpośrednio na spotkani
Trudności w prowadzeniu spotkań
1. Konflikt
Podczas spotkań często pojawiają się sytuacje konfliktowe. Czasami wybuchają tak bardzo, że spotkanie przeradza się w strumień wzajemnych oskarżeń i osobistych ataków. Co w takim przypadku powinien zrobić kierownik?
- Odłożyć dyskusję na kontrowersyjną kwestię i rozwiązać ją później, w ramach tego spotkania. Do tego czasu pasje opadną, a uczestnicy będą mogli konstruktywnie wyrażać siebie.
- Przetłumacz rozwiązanie problemu w indywidualnym formacie i spotkaj się ze stronami konfliktu poza walnym zgromadzeniem
- Napraw pytanie i zaproś do rozważenia na następnym spotkaniu
- Zaproponuj kompromis
2. Bariery komunikacyjn
Rady, groźby, krytyka, wyrzuty, „diagnozy” i etykietowanie, zalecenia, nakazy, klisze i banalne sformułowania mogą stanowić przeszkodę w spotkaniu. Bariery komunikacyjne powodują opór i antypatię. Ważne jest, aby lider zauważył takie rzeczy i zwrócił na nie uwagę członków grupy roboczej. Aby usunąć bariery w komunikacji, stwórz dodatkową zasadę pracy w tym zakresie. A także systematycznie podnosić kompetencje komunikacyjne zespołu
3. Błęd
Wady i błędy w prowadzeniu spotkań można zauważyć w każdej firmie. Najbardziej typowe to:
- niezgodność z wyznaczonymi celami
- niezgodność z regulaminem
- brak informacji dla uczestników spotkania
- przetrzymywanie pracowników w najbardziej produktywnym czasie
- nacisk z głowy lub odwrotnie, bierność i współczucie
- bezczynność po spotkaniu
Twoje spotkania mogą stać się cennym zasobem zarządzania lub czarną dziurą, w której czas rozpuszcza się bez śladu. Wybór nalezy do ciebie.
Zalecana:
SEKRETY RODZINNE
Chodzi o to, skąd się to bierze – „ważniejsze jest mieć reputację niż być” (obawa przed ocenianiem innych). I dlaczego jesteśmy chorzy na to, a nie na tamto. A gdzie są takie problemy w związku . W sercu patologii rodziny zawsze jest jakaś tajemnica.
Życie W Stylu PARANOYA Czyli Historia Jednej Zdrady
Osobowość paranoiczna charakteryzuje się nadmierną podejrzliwością, brakiem poczucia humoru, a także projekcją swoich negatywnych stron na innych. Ponieważ „zagrożenie” tkwi w czynnikach zewnętrznych, „paranoik” postrzega otoczenie jako wrogie, co determinuje jego zachowanie, relacje z innymi.
ZASADY I ZASADY Skutecznej PSYCHOTERAPII
Decyzja o udaniu się do psychoanalityka może zmienić życie i zmienić twoje życie na lepsze. Jednak ci, którzy liczą na łatwe i natychmiastowe rezultaty, mogą być zawiedzeni, ponieważ mówimy o psychice dorosłego człowieka, która ukształtowała się przez wiele lat i możliwe jest osiągnięcie jakościowych zmian w jej funkcjonowaniu tylko poprzez żmudną, a czasem trudną pracę.
Zarządzanie Stylem Coachingowym: Co To Jest
W pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że robię coaching. Tak, dokładnie! W sztuce Moliera Jourdain był zaskoczony, że przez całe życie mówił prozą iw pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że to, co robię, nazywa się coachingiem. Okazało się, że coaching to nie wstyd.
Siła Komunikacji, Czyli Jak Zostać Mistrzem Komunikacji
Cześć! W dzisiejszym krótkim artykule chcę podzielić się z Wami kilkoma podstawowymi strategiami, które rozwiążą większość problemów komunikacyjnych | Czas czytania 3 minuty Nie uczymy się właściwie komunikować. Dlatego najbardziej utalentowani i godni ludzie są gorsi od początkujących i osób z nieodpowiednią samooceną, ponieważ zawsze mają coś do powiedzenia) - Wiele osób doświadcza napięcia podczas komunikowania się i wycofania;
